○ 목적

    우리 주변에 수많은 행정정보시스템을 두고서도 아직까지도 수작업으로 처리하고 있는 업무들이 산재 - 업무능률 저하되는 경우를 적극 발굴해서 업무혁신을 이룩하고자 본 정보화 바우처 시스템을 구축하게 되었다.

○ 주요내용

   먼저 voucher란?

           미리 지불한 표로 표기에 명시된 장소를 무료로 입장을 하거나, 명시된 제품으로 무료   혹은 명기된 만큼 DC를 받을 수 있는 티겟을 의미한다. 이는 우리나라의 기초생활 지원대상자(저소득층/독거노인 등)들을 위하여 이러한 무료 혹은 할인제도를 일컬어   바우쳐 제도라고 칭한다.

   정보화voucher란?

      앞서 언급된 의미에서 유추하여 수많은 행정정보화 시스템에 쌓여져 일하고 있음에도 불구하고, 아직까지도 소외 시 되고 있거나 제대로 정보인프라를 활용을 못하고 있는 직원들을 대상으로 1 : 1 면담을 통해 원시적이고 비생산적인 업무행태를 전산화하여 체계적이고 생산적인 업무행태로 전환토록 유도하고 이러한 유사 아이디어 혹은 개선업무를 발굴하는 직원들에게 혁신마일리지 부여 등을 통해 정보화 업무혜택을 누릴 수 있도록 하여, 나아가 시민들에게 보다 나은 행정서비스를 제공하기위한 제도라 할 수 있다.

       업무범위는 전 부서를 대상으로 한 수기대장 전산화 및 1회성 회의자료 전자화를 최우선으로 하였다. 이보다 앞서 수기대장을 전산화하기에 파급효과가 큰 업무들을 중심으로 우선순위를 선정하여 근태일지, 근무상황부, 관외출장명령부 등 대장관리 시스템을 구축하였고, 행정혁신 마인드 향상을 위한 혁신마일리지시스템 조기구축함으로써 신규 혁신 아이디어 공모 및 마일리지(인센티브)부여․관리를 DB화 하였다.

   또한 단계적 업무전산화 범위를 확대하기 위해 배차신청서, 공고․고시대장, 대회의실사용신청서 등을 전산화 하였고,  선거 투․개표진행상황 조회/관리시스템을 자체개발․구축하였다. 이를 통해 각종 선거 투․개표 진행상황 관리를 위해 각 동별로 전화로 일일이 보고/확인하지 않아도 전자문서시스템에 접속하여 해당 기능을 선택하게 되면 투․개표 진행상황을 실시간 조회/통계/집계/출력할 수 있도록 시스템을 자체개발하게 되었다.  ‘06. 2월 구축된 U-Mobile 이동근무시스템을   이용하여 주요간부공무원 혹은 동사무소 직원을 포함 모든 직원들이 언제 어디에서나 휴대폰이 사용 가능한 장소라면 무선 휴대용 소형 노트북을 이용하여 선거 투․개표 진행상황을 입력/조회/출력이 가능하게 된 것이다. 말 그대로 「유비쿼터스 선거 투․개표 진행상황 관리시스템」을 순수 우리 정보화담당 직원들의 자체개발로 구현하게 된 것이다.

    주요간부 공무원(시장, 부시장, 각 국장) 재실안내시스템을 우리시 전산담당공무원이 프로그램을 자체개발하여 전국 최초로 전자결재시스템의 운영 효율을 극대화함으로써 실시간으로 간부공무원의 재실여부를 확인이 너무도 손쉽게 가능해져 전자결재/대면결재의 효율을 극대화하여 업무 생산성 향상에 크게 기여하였다.

  ○ 기대효과

      정보화 바우처시스템을 통한 주요성과로서는 전 행정업무의 전산화를 지향함으로써 그간 소외시 되었던 미세한 업무들도 전산화함으로써 인적․물적 자원낭비 최소화를 통해 업무혁신을 통한 행정 생산성 향상에 크게 기여하였다는 점이다.

    본 정보화 바우처시스템을 구축하기 전에는 그간 소외시 등안시 되어 왔었던 소규모수기업무(배차신청서. 공고대장, 고시대장, 대회의실사용신청서 등)을 사용하기 위해 해당부서에 일일이 방문하거나 전화를 통해 인적, 물적 자원 낭비가 소요 되었지만 먼저 「주요 간부 공무원 재실안내시스템」을 통해 본 시스템을 통해서는 해당부서 혹은 간부공무원 집무실에 일일이 방문하지 않아도 실시간으로 대면결재, 전자결재 사용 가능 시간대를 확인 후 온라인상으로 등재가 가능해졌다. 이로써 직원들이 시장, 부시장, 국장 등 간부공무원 결재를 받기 위해 집무실 앞에서 줄을 서서 허둥지둥 하는 모습이 사라지게 되었다.

    전자문서시스템을 통한 문서문화가 변하기도 하였지만 결재를 받기 위한 결재문화도 첨단시스템을 통해 한 차원 높아졌다는 얘기다.

    각종 회의실 사용대장 전산화를 통해  전 직원이 언제든지 대회의실 행사일정을 쉽게 파악할 수 있어 행사장 중복 등으로 인한 사례가 완전하게 사라졌으며 동사무소, 사업소 등지에 떨어져 있는 직원들도 주요행사 일정 파악 등이 용이해지게 되어 내 업무가 아니면, 내 부서업무가 아니면 관심이 없었던 이전의 상황들이 이제는 자연스럽게 전 직원들의 시정전반에 대한 참여도를 높일 수 있게 한 것은 물론 대민 서비스를 한 차원 높이게 되었다. 또한 혁신 마일리지시스템 구축으로 일하는 방식 개선을 위한 혁신아이디어 창출을 하는데 크게 일조 하였다.

    그간 정보화 업무대상에서 소외 시, 등한시 되었거나 눈에 잘 드러나지 않았던 업무들을 발굴하여 우선 실시간으로 언제든지 각종 대장들을 쉽게 공유․관리할 수 있도록 통합 DB화하여 업무효율 극대화하였다. 각 부서별 수기작성대장 단계적 전산화를 통해 행정생산성 향상을 통해 자체개발 7종 252개 기능을 포함한 총 11종 457개 기능의 수기업무 대장/기능을 전산화함으로써 우리 직원들의 정보화 마인드 향상은 물론 나날이 다양화 되고 있는 주민들의 행정 수요에 보다  여유 있고 적극적인 대처가 가능하도록 업무 생산성을 극대화 하였다.

     향후계획

      전자문서시스템을 중심으로 한「정보화 바우처 행정정보포탈사이트」를 구축하여 정보화바우처시스템에 한번만 로그인(LOG_IN) 해서 모든 행정 전산업무시스템에 쉽게 접근할 수 있도록 정보화 바우처시스템 활성화를 유도해 나아 갈 것이다. 또한 큰 분야의 업무전산화․통합화는 시군구행정종합정보시스템과 연계하고 소규모 분야(각종 수기대장 관리 등) 업무전산화․통합화는 정보화 바우처시스템 및 전자문서시스템 위주의 연계로 하여 행정 전 분야에 대한 전산화를 통해 행정효율 극대화를 통한 업무생산성 향상을 도모해 나아 갈 계획으로 있다.