움직이면서 전자결재를 한다!

○ 목적

      오늘은 도청에서 13:30에 회의가 있어 출근후 바로 전자결재를 하고 이메일, 인터넷 신문고를 확인한 다음, 출장을 나서는데 얼마 지나지 않아

     사무실에서 긴급한 결재건이 있으니 검토해 달라는 전화가 온다. 오늘중으로 완결하고 문서를 보내야 한단다. 이러지도 저러지도 못하는 상황이다.

     “에라, 모르겠다!” 하고 비밀번호를 알려주고 알아서 결재하라고 할 수 밖에.......

      우리가 흔히 접할 수 있는 일상의 모습으로, 결재는 언제나 책상에 앉아서만 할 수 있기에 출장 중에는 모든 결재가 올 스톱 상태이다.

      그렇다면, 출장 중에도 결재할 수 있는 방법이 없을까? 하고 궁리하던 차에, 이동 중에도 인터넷을 할 수 있는 기기(USB 모뎀)가 있다는 소문을 들어 ‘이동 중에 인터넷이 된다면 전자결재도 할 수 있지 않을까?’ 하고, 시험하게 되었다.

○ 개요

      출장 중에도 결재할 수 있는 방법이 없을까? 하고 궁리하던 차에,이동 중에도 인터넷을 할 수 있는 기기(USB 모뎀)가 있다는 소문을 들었다. ‘이동 중에 인터넷이 된다면 전자결재도 할 수 있지 않을까?’ 하고, 어렵게 업체를 수소문해 우리가 먼저 시험하기를 자청하게 되었다.

○ 주요내용

     돌다리도 두들겨 보고 건넌다!!

       먼저, 이동 중에도 인터넷이 가능한지를 파악하고, 행정자치부의 원격 근무시 보안을 위한 GVPN(정부가상사설망) 사용신청과, 간부공무원의 노트북 보급도 재빠르게 착착 진행하였다.

     첫째, 이동 중 인터넷 가능여부 검토결과, 실무에 적용이 무난하다는 결과를 얻었으며, 지역별로 시험한 결과 대부분 잘 되었으나, 북면 안쪽과 동면사무소 근처에서 잘 안되어 무선통신사업자에게 해결해 줄 것을 요청하기도 했다.

     둘째, 정부 GVPN 승인은, 금년 2월에 총무과 기록물관리팀의 도움으로 과장급 이상 90명과, 전용회선 미구축 지역에서 전자결재가 효과적인 보건진료소 17명, 수도사업소 가압장과 정수장 12명, 기타 14명 등 133명을 1차로 승인을 받았다.

     셋째, 결재할 컴퓨터는 이동이 가능한 노트북으로 결정하고 90대를 구입하였으며, USB-모뎀도 시행초기 인지라, 출장 등의 이동이 많은 본청 과장과 실․국장 등 25대를 구입, 총 1억 4천5백만원으로 이동중에도 전자결재가 가능한 체계를 구축하였다.

    더 좋은 방안 없어! PDA는 어때!

    □ 그러나, 사방에서 튀어 나오는 말들은 곱지만은 않았다.

     “지금도 어려운데, 노트북은 왜 줘....... 천안시 돈 많구먼!!”

     “이 노트북 너무 무거워서 누가 들고 다니겠어!!”

    “이거 화면이 작아서 보이겠어!  어떻게 결재 해!!” 등등의 푸념들도 많았다.

    □ 그래도 혁신을 부르짖던 몇몇 과장님들은 “더 작은 걸로 결재할 수 없을까?” 하고 말씀하시기에, PDA에서도 전자결재가 가능한지를 검토하기도 했다.

    □ 먼저, 내부망을 벗어난 외부망에서는 GVPN(정부가상사설망) 접속인증을 외부기억매체로 저장되기 때문에, USB-메모리는 포트가 없어서 안 되고, PDA에 행정자치부의 원격접속 소프트웨어를 PDA용이 없기 때문에 탑재할 방법이 없었으며,

    □ 무엇보다도 전자결재 화면을 PDA에 보여줄 때는 너무 작은 부분만 보여서 아직은 PDA에서 결재하기에는 더 많은 조정이 필요하다고 결론을 내렸다.

    〈장애 및 갈등 극복과정〉

   출장인데 무슨 결재야?

     □ 추진하는 과정에서, 대부분의 부서장들이 사무실에서의 전자결재에 익숙해져 있기 때문에 반발논리가 많았다.

     “출장 중인데 결재한다는 것은 불필요거 아니야?”

     “이 나이에 그거 배워서 뭐해!”

     “출장 가서도 스트레스 받아야 되냐?” 등

    □ EH한, 노트북을 보급한다는 데에는 찬성하였으나, 기존의 컴퓨터와 2대를 동시에 사용하는 것으로 오해하고 있었다.

    □ 무엇보다도, 나이 드신 분들은 컴퓨터에 대한 중압감이 가중되어 오히려 눈에 띠게 기피하는 경향도 나타났다.

    작은 것 보다는 큰 뜻을.......

    □ 이러한 장애요인에 대한 갈등의 극복은, 분명한 명분을 가지고 설득하는 방법밖에는 없었다.

    □ 우선은 출장 중에도 결재를 함으로써 결재시간이 단축되어 단축시간 만큼의 예산이 절약됨으로써 ‘시간은 돈이다’라는 경영시정에 부합하고,

    □ 노트북으로 종이없는 간부회의를 진행한다는 큰 부수적인 명분과 함께,이제는 시대의 흐름에 따라 어려워도 말없이 따라주신 부서장님들이 계셨기에 가능했다고 생각하며, 노트북 보급 후에, 기존 컴퓨터는 해당부서 내에서 직원들이 활용하도록 조치하고,

    □ 눈에 보이지 않는 중압감 해결은 거듭된 노트북 회의로 서서히 풀어지게 되었다.

    인증은 제대로 되는 거야?

    □ 또한, 이동 중에 원격으로 전자결재를 하게 되면 우선 떠오르는 것이 바로 보안문제였다. 가뜩이나 원격접속은 하지 말라는 때인데, 굳이 원격접속을 하다가 해커라도 들어오게 되면 큰 낭패가 아닌가?

    □ 그러나, GVPN을 통한 정부의 원격접속을 했을 경우에는 다른 인터넷을 동시에 띄울 수 없고, 정부원격접속을 해제해야만 일반 인터넷이 가능하다는 것을 알게 되어 보안에는 행정자치부에서 철저하게 대비하고 있었다는 것을 알았다.

    □ 아마 정부에서도 외부망의 컴퓨터에서 원격 접속하는 경우에만 염두에 두고 이동 중에도 접속하여 업무를 처리한다는 부분은 고려하지 않았나 보다. 정부에서도 이 부분에서 자세하게 알기 위해서 자주 통화를 하기도 했다.

    자료가 유출 안 되는 거지?

    □ ‘어느 인터넷 사이트에 가니까 복사가 안 되데!’ 이 한마디가 우리가 소홀하게 지나온 부분을 일깨워 주었다.

    □ 전자결재를 할 때 블록복사를 할 경우에 복사가 된다면 자료가 유출될 수 있는 것이 아닌가? 또, 전자결재를 하고 난 다음에 컴퓨터에 남은 자료가 그대로 있어서 파일의 유출이 되지 않을까? 하는 걱정이었다.

    □ 실제로 이런 사례는 국내․외에서도 많이 접하는 사례로 무의식적으로 행한 행동이 전체에게 피해를 줄 수도 있기 때문이다.

    □ 자료의 열람이나 수정은 허용하되, 관련 자료의 다운로드와 복사, 인쇄 등을 허용하지 않는, 자료유출을 방지하는 프로그램이 나와 있어, 먼저 기능검토를 하고 우선 데모용으로 적용해 보기로 했다.

○ 기대효과

    전국 최초, 이동중 전자결재 시행!!

    □ 이러한 여러 과정을 거쳐, 2006년 4월부터 전국에서 최초로, 이동 중에도 전자결재를 할 수 있게 되었다. 이 의미는 단순한 최초라기 보다는, 앞으로 다가올 유비쿼터스 시대의 선도적인 의미와, 차후 신기술 적용의 우선고지를 확보한 큰 의미가 있는 것이다.

    신속한 결재로 시간․예산 절감!

    □ 또한, 출장 중 결재로 1일 4시간의 처리시간을 단축함으로써, 사무관 기준 1명당 1일 86,480원, 모뎀을 보급한 과장급 12명으로 산출할 경우, 1일 1,037,760원이 절감되어 시민들의 민원을 더 빨리 해결할 수 있게 되었다.

    □ 절감예산의 산출은, 5급 20호봉 기준으로 연봉을 12월중, 1월은 25일, 1일은 8근무시간으로 계산하여, 사무관 1시간의 비용이 21,620원에 기초한 것이다.

    종이없는 회의로 예산절감도!!

    □ 종이없는 회의진행으로, 인건비는 빼고 종이 값만을 계산했을 때 한 번 회의시 16만원이 절감되는 것으로, 이는 각 부서별 회의자료를 한권으로 묶을 때 평균 200쪽씩 80부를 출력한 것에 장당 10원씩의 종이값으로 계산한 것이다.

    공무원보다 시민이 더 좋아하네!

    □ 결재시간을 단축함으로써 공무원들의 시간적 여유가 있게 되어 남는 시간을 시민을 위한 서비스 발굴 및 개선의 시간으로 활용하게 되었고,

    □ 불편한 민원은 출장을 핑계로 처리를 지연하는 경우도 있었지만, 이제는 모든 상황에서도 결재가 되기 때문에 좀 더 적극적인 대민행정을 펼치는 계기가 되었다.

    □ 혁신이 바로 이런 단순한 사례부터 출발하듯이 이제는 우리 공무원들에게도 변화의 느낌을 받아들일 수 있는 마음가짐이 되어 있다는 것이 큰 수확이다.

    정보화마인드 확산까지!!

    □ 아울러, 노트북을 이동하면서 사용하다 보니 컴퓨터 활용이 증대되었고,

    □ 이제는 부서장들이 직원들에게 떳떳해야 한다는 의식이 팽배하게 됨으로써, 직원들에게도 자극제가 되어 정보화마인드 확산에도 많은 기여를 했다.

    □ 무엇보다도 정량적으로 나타나지 않은 부서장들의 높아진 자긍심이야말로 최대의 성과가 아닐까?

○ 관련사진첨부