지방세정업무처리 전산화시스템 구축

○ 목적

     지방세정 업무 전산화는 타 행정업무 분야에 비해 먼저 도입되었으나, 방대한 문서의 양과 데이터간 상호 연계성의 어려움 등으로 아직까지 초보단계에 머물고 있는 실정이다. 지방세정업무는 ① 다수의 납세의무자에게 법정기일 내에 개별 과세근거를 기초로 하여 정확한 부과 및 징수를 해야 하고 ② 세무관련 증빙자료와 대장 등 방대한 문서자료를 관리해야하며 ③ 표준화된 업무처리 전자시스템이 구축되지 않아 날로 급변하는 행정환경 변화에 능동적으로 신속히 대응하지 못하여 왔다. 또한 시민들이 본인의 과세내용을 확인하려고 할 경우에 종이문서로 된 방대한 과세자료를 찾아 회신을 하고 있고, 내부적으로도 각종 지방세 과세 시 대면결재와 종이로 된 다양한 형태의 대장에 의하여 처리함으로 처리기한이 지연되는 등 고객만족 지방세정 업무추진에 어려움을 겪어 왔다. 그리하여 지방세정에 관한 양질의 행정서비스 욕구가 더욱 더 증대되고 있는 시점에 종이로 된 문서로 할 수 있는 업무의 한계를 극복하고 효율성 있는 행정을 구현하기 위해 지방세정업무처리를 신속히 할 수 있는 ｢지방세정업무처리 전자시스템｣을 구축하여 추진하게 되었다.

○ 개요

    준비단계 : 기초작업과 계획 수립

     지방세정업무처리에 전자시스템 적용 가능성 검토

      지방세정업무를 전자시스템으로 처리하는 지방자치단체를 찾은 결과 사례가 없었고, 민간기업인 한국후지쯔(주)에 자문을 얻어 가능성을 확보하였다.

      관련 법령의 검토를 통해 자치조례를 정비

      전자정부구현을 위한 행정업무 등의 전자화촉진에 관한 법률과 지방세법에 근거 하여 시·구 자치조례를 정비하였다.

      지방세 문서의 전자화 계획 수립 및 예산 반영

      기초 작업을 거치면서 얻은 자료를 바탕으로 최적의 계획을 수립하고, 결재권자의 결심을 얻었고 이와 동시에 예산을 확보하여 시스템의 구축 및 개발을 본격적으로 추진할 수 있었다.

   계발 1단계 : 문서관리 프로그램 구축(모든 문서의 디지털화)  

      후선관리(後線管理, BackOffice)팀 신설

     본격적인 추진을 위해 세무과 직원3명으로 구성된 별도의 테스크포스팀을 신설

      기존 보관중인 종이문서의 디지털화

      재산세과세대장, 과세내역서 등 7개 세목 22종의 출력물을 본 시스템에서 스캔 및 전자화작업을 통하여 10년간의 자료를 디지털화 완료

      영수필통지서의 디지털화

      납부확인용으로 사용되는 영수필통지서의 디지털화 보관을 위해 인식프로그램을 자체개발

      2차원바코드 활용

      2차원바코드 인식프로그램의 개발 완료로 영수필통지서의 디지털화 작업시에 바코드 정보를 활용하여 자료의 자동분류와 검색조건의 폭을 넓혔다.

   개발 2단계 : D/B와 연계한 전자결재 시스템 개발

       전자결재시스템 개발

      기존 공통행정업무의 전자결재시스템으로는 사실상 세정업무에는 적용이 불가능하여 D/B와 연계된 독립적인 전자결재시스템을 개발

      신고자의 증명을 위한 전자서명기 도입

      자진신고 납부 시에 신청인의 서명이 필요한 부분에는, 외부 발생문서를 재처리하는 단계를 없애고자 할인마트에서 사용하는 전자서명기를 도입

○ 주요내용

  가. 세무자료 D/B화 추진

    1) 세무관련 종이문서 현황 및 실태

      세무관련 종이문서 현황을 보면 2004년도 생산문서가 재산세과세대장 외 22종 2,542천매이며, 99년부터 2003년까지 전체 보존문서가 22,900천매로 방대한 자료를 현행 지방세법에서 규정한 기간(10년)동안 장기 보관할 수밖에 없는 실정으로 전체 문서보관소의 40%정도를 세무과 과세자료가 차지하고 있는 실정이었다.

    2) 과거 아날로그방식 종이문서의 디지털화

      본 프로그램이 도입되기 전에 보관되어온 종이로 출력된 각종 대장과 82년부터 사용하고 있던 과세대장(재산세. 종토세. 취득세. 등록세. 토지 및 건물의 변동사항이 기록된 부동산종합대장이며, 20년 이상 계속 사용으로 부동산의 이력이 기록된 A3크기의 대장)과 약 1,000만매에 달하는 찾기가 거의 불가능한 영수필통지서 등을 전자화하여 세정업무 자료관리의 디지털화 실현은 물론 보존기간 경과 후 문서를 폐기처분하는 행정불편과 낭비요인을 제거하였다. 이러한 일련의 과정을 완벽하게 완료함으로써 선진행정을 구현해 나갈 수 있는 새로운 시스템을 구축하게 되었다.

    3) 디지털화 된 세무자료의 이용 및 보관

      방대한 자료의 효율적인 이용을 위해 1초에 65,000페이지의 검색속도를 가능하게 하였고, 보관은 반드시 읽기만 가능하고 쓰기는 금지되어 있는 광디스크(CD 등)에 보관하고 있다. 또한, Web상에서도 즉시 검색 및 추출, 인쇄를 할 수 있어 업무활용도를 향상시켰다.

    4) 이차원바코드의 활용 자료의 자동입력

      2차원바코드 인식프로그램을 개발 완료하여 영수증의 이미지 작업시에 자료의 자동 분류와 바코드의 정보를 처리하여 검색조건의 관용도를 넓혀 작업 능률을 향상시켰다. (150매/min 자동처리) 또한 자진 신고납부의 경우 민원인이 직접 구청을 방문하지 않고 Web상에서 직접 영수증을 출력하여 납부토록 설계되어 있어, 면허세 100%, 등록세의 90% 정도로 활용되고 있고, 타 세목의 자진신고 납부도 꾸준히 증가 추세에 있다. 내부적으로는 우편물 반송관리, 문서의 자동분류, 검색, 자료의 입력 불필요 등 향후에 많은 활용이 기대된다. 

        ※2차원바코드는 1,800~3,000자의 높은 정보 점유도를 가지고 숫자와 문자를 판독 할 수 있는 Alphanumeric(문자와 숫자를 조합한 電算 문자와 숫자를 처리 할 수 있는 조합식)형식의 바코드

 나. 결재 및 디지털문서 연계프로그램 개발 및 운영

    1) 상호연계프로그램 운영 필요성

      세정업무의 특수성으로 인해 문서의 생산과 관리를 기존 공통행정업무의 전자결재시스템으로는 사실상 활용이 불가능한 점을 들 수 있다. 기존 공통행정업무의 전자결재시스템은 기안문이나 계획서, 보고서 등을 응용프로그램(아래아한글)으로 작성된 틀(XML)에서 기안자가 수동으로 데이터를 입력 후 단순히 결재정보를 전자적 플로우로 처리하는 시스템이다. 그러나, 세정업무는 지방세운영시스템과 상호작용이 되어 ①대량의 첨부문서의 처리 ②결재 건당 문서 개수의 한계 극복 ③지방세운영시스템과 전자결재시스템과의 데이터 일치 ④완료문서의 왜곡성 해결 등이 이루어져야 한다. 세정업무의 전자결재는 모든 서류를 수동으로 재작성하는 것이 불가능하며 지방세운영시스템에서 실행되는 문서를 바로 연계하여 사용하여야 한다. 또한, 담당자의 신규작성을 통하여 결재하는 것은 세정업무와 같이 상호작용 및 검증이 필요한 프로세스에는 기존 공통행정업무의 전자결재시스템과는 별도의 시스템이 필요하다.

    2) 연계프로그램의 개발 및 운영

      세정업무에 필요한 문서를 대상으로 취득세및등록세신고서와 징수결정결의서, 감액결정결의서, 결손결정결의서, 결손부활결정결의서, 가산금결정결의서, 중가산금결정결의서 등 모든 종류의 결정결의서와 부동산압류등기촉탁서, 부동산압류말소등기촉탁서, 교부청구서, 법원배당금수령보고서, 감액사유서 등으로 전자결재 연계프로그램을 개발하여 진정한 전자화를 실현하였다.

    3) 전자서명기 도입 및 운용

      취득세 및 등록세 신고서에 본인이나 대리인이 신고 후 확인을 받도록 되어 있다. 이와 관련해서는 문서전자결재의 완벽한 시행을 위하여 전자서명기를 도입하여 해결하였다. 대형할인점이나 백화점에서 신용카드로 결재를 한 후에 서명하는데 착안한 것 입니다. 생체리듬을 이용한 프로그램 적용으로 외부 모양만으로는 판단하기 힘든 부분까지 인식이 가능하여 만일의 민원발생 요인을 사전에 제거하기 위해 첨단 신기술을 지방세정분야에 과감히 도입하였다.

      요즘 일부 대기업이나 금융권에서 도입·운영하고 있는 업무 방식으로 업무담당자 1인 또는 다수가 처리하는 업무 중 관행적이고 중복된 업무와 전문지식을 요하는 업무를 한 곳으로 집중화함으로써 일선 업무담당자는 본연의 업무에만 전념하여 업무 효율을 극대화 할 수 있는 프로세스이다.  또한, 부피가 크고 고가의 장비를 한 곳으로 모아 집중 관리함으로써 공간 확보는 물론 유지보수와 업무 효율에도 크게 기여하고 있다. 사례) ○○은행 본점에서는 야간에만 근무하는 후선관리팀(일명 : 아주머니 부대)을 운영하고 있다. 팀 인원은 약 80여명으로 구성되어 있으며 하는 일은 전국 각 지점에서 수기로 작성된 카드신청서, 대출서류 등 각종 종이서류를 전자화 하여 당일 서버에 올려 주어 각 점포에서 익일 Web상에서 자료를 활용 할 수 있도록 하고 있다. 여기에 착안하여 우리 구에서는 공공분야 최초로 이러한 업무형태를 도입하여, 현재 팀원으로는 담당 1명(타 담당 겸임), 직원 2명, 보조요원 2명으로 운영하고 있으며, 앞으로 이 제도를 정착시켜 나감으로서 세무부서의 팀 제도 도입 운영에 많은 변화가 기대되고 있다.

○ 기대효과

  1. 지방세정 전자화시스템 표준모델 제시

      민․관을 초월하여 다양한 곳에서 본 시스템에 많은 벤치마킹이 있었으며, 지역의 대표기업인 (주)○○금속의 경우는 본 모델을 도입하고자 자문 및 자료의 수집을 한 바 있고, 타 지방자치단체에서도 많은 벤치마킹이 있었다. 가장 세정전산화가 잘 되었다고 자부하는 서울시 ○○구 등 12개 자치단체에서 직접 방문하여 시연 및 설명을 들었으며, 지방의 자치단체에서 큰일을 이룩해 놓았다는 노고와 격려를 들었다. 일부 자치단체에서는 2006년에 도입을 목표로 추진 중에 있으며, 또한 행정자치부에서 시행중인 지방세정정보화1단계사업의 표준 기능에 적합한 모델로 제시한바가 있다.

  2. 프로세스 개선 통한 시공(時空)을 초월한 세무행정 구현

      행정조직 내에는 업무추진 환경의 큰 변화를 가져 왔다. 특히 과거의 방대한 자료(전체 자료 중 세무문서가 약 40% 차지)를 간단히 전자화 하였다. 과거를 현재의 환경으로 변화시킴으로서 많은 문서를 찾기 위해 문서보관소에서 몇 시간, 경우에 따라서는 며칠을 찾는 경우가 허다하였다. 이제는 책상에서 Web을 통해 간단히 검색하여 출력, 파일저장, 전송, 편집을 할 수 있어 업무 활용도를 크게 높여 나감은 물론, 10년의 시공(時空)을 초월한 세무행정 구현과 종이 문서의 폐기처분으로 기존 문서 보관소의 활용도를 높이고, 쾌적한 근무여건을 조성했다.

  3. 인력 및 예산 등 비용점감

      본 시스템 도입에 따른 출력, 장부 만들기, 보관에 따른 인력과 예산의 낭비를 크게 줄일 수 있었다. 여유 인력은 세정 본연의 업무에 투입함으로서 좀더 안정된 세정 기반을 만들었으며, 각종대장 및 양식 제작, 구입이 거의 없어 부서 운영비를 절감하고, 불필요한 업무처리로 인한 인력 및 시간 낭비를 크게 줄일 수 있었다. 예산 절감액은 우리 구청 경우 연간 약 3억 5천만원 정도이며, 시산하 전체 구․군에 본 시스템을 보급하게 될 경우에는 연간 약 9억 6천만원정도의 예산 절감 효과가 있을 것으로 기대된다.

  4. 민원만족 세무행정 구현

      지방행정의 궁극적 목표는 민원인이 만족하고, 이해할 수 있는 행정의 구현에 있다. 이를 구현하는 데는 무엇보다도 민원위주의 양질의 행정서비스의 확대가 필요하고, 이를 위해 납세자의 개인별 납세 자료를 한곳으로 모아 “납세자의 방”을 구축하여 납세자 본인이 어떤 세금을 언제 얼마나 납부하였는지, 미납된 세금은 얼마인지를 납세자가 구청을 방문하지 않고 가정이나 직장에서 Web을 통하여 개인별 자료를 조회 할 수 있는 시스템을 개발해 나갈 계획이다. 이때 파생되는 개인 정보보호문제는 보안 인증 시스템을 내재시키면 시행에는 별다른 문제가 없을 것으로 판단된다. 이러한 시스템을 통하여 과세관청과 납세자간의 신뢰성을 높혀 온라인상에서의 선진화된 지방세정을 구현 할 수 있을 것으로 기대된다.

  5. 행정자치부 우수 소프트웨어 추천

      다양한 문제점과 수차례의 시행착오를 거치고 개발한 본 시스템을 우리 구에서는 세정업무의 선진화 구현에 꼭 필요한 시스템이라 생각되어, 행정자치부에서 매년 2회씩 정기적으로 시행하는 우수소프트웨어에 추천(2004년12월31일)하였고, “세무행정 업무처리의 편의성 추구는 물론 동 시스템을 이용 관련 민원업무의 신속한 처리로 대민 행정서비스의 질을 향상 등도 기대할 수 있으며, 구현기술도 비교적 우수한 편임”이라는 검토결과를 받았으며, “지방세정정보화1단계사업 추진 시 본 시스템의 구축운영 사례를 적극 검토하여 우수한 부문을 적극 반영토록 할 계획임”을 함께 알려왔다. [행정자치부 프로세스정보화과-46(2005.02.18)호]

  6. 프로그램심의조정위원회 등록

      공공기관에서 최초로 시행한 본 프로그램의 창작성과 우수성의 보호를 위해 프로그램심의조정위원회에 등록하여 보호를 받고 있다.

    [제99799호 프로그램등록번호 : 2004-01-119-002752(2004.06.11)]

  7. 「지방세연구」지에 사례 소개

      국내에서 지방세분야에 저명한 한국지방세연구회에서 발행하는 월간지 「지방세연구」에 2회(2005년6월호, 7월호)에 걸쳐 선진 행정업무사례로 연재하여 많은 지방자치단체의 호응과 문의가 있었다.